合同会社の必要書類は6種類。株式会社から5つ減るが、定款は自分で守るしかない

合同会社の設立登記に必要な書類は6種類です。株式会社の11種類から5つ減ります。減るのは、認証済みの定款、発起人の同意書、取締役全員分の印鑑証明書、就任承諾書の束、そして印鑑カード交付申請書の扱いです。

ただし「少ないから簡単」とは限りません。株式会社では公証人が定款をチェックしてくれますが、合同会社にはその工程がないため、定款の誤りは法務局の審査で初めて指摘されます。減った工程の分だけ、自己点検の比重が上がります。

株式会社の11種類から、何が消えるのか

定款だけは、株式会社より慎重に

合同会社の定款には、これがなければ定款そのものが成り立たない絶対的記載事項が6つあります。株式会社の5つとは項目が違うので、株式会社の記事を読んでから来ると混乱します。

このうち、実際に落としやすいのが「社員全員が有限責任社員である旨」です。株式会社の定款ひな形をベースに書き換えていると、この一文が入りません。書かなければ合同会社として成立しないので、法務局で確実に止まります。

もうひとつが出資の目的と価額。「金銭とする」だけでは不十分で、いくら出資するのかを金額まで書く必要があります。社員が複数いる場合は、各社員の出資額をそれぞれ記載します。

印鑑証明書は、本当に不要なのか

合同会社の設立登記では、代表社員が個人であれば、原則として個人の印鑑証明書を添付しません。これは株式会社との大きな違いのひとつです。

ただし例外があります。代表社員が法人である場合は、その法人の登記事項証明書と、職務執行者の選任に関する書面などが必要になります。また、就任承諾書に押した印について印鑑証明書の添付を求められるケースもあり、管轄の法務局によって運用が分かれる部分です。

とはいえ、印鑑証明書自体は別の場面で必要になります。法人口座の開設や、許認可の申請では会社の印鑑証明書が求められますし、契約によっては代表者個人の印鑑証明書が必要になることもあります。「登記には不要」というだけで、まったく使わないわけではありません。

様式と記載例は、法務局が公開している

合同会社設立登記申請書の様式は、法務局のウェブサイト「商業・法人登記の申請書様式」からダウンロードできます。記載例つきのPDFも同じページにあります。有料の書式集を探す前に、まずここを見てください。

公開されている様式には、代表社員が個人の場合と法人の場合の2パターンがあります。一人で作るなら前者です。パターンを取り違えると添付書類の構成が変わってしまうので、ダウンロードする時点で確認しておきます。

定款については、法務局が公式のひな形を出しているわけではありませんが、各地の法務局や公証役場が参考書式を公開しているほか、会計ソフト各社が無料テンプレートを配布しています。認証がない以上、誰かのお墨付きがあるわけではないので、複数の書式を見比べて、自分の会社の実態に合うものを選ぶのが現実的です。

払込証明書の作り方を、具体的に

6種類のうち、はじめての人がもっとも「これで合っているのか分からない」と感じるのが払込証明書です。ひな形はありますが、添付する通帳のコピーの取り方が説明されていないことが多いためです。

まず、コピーするのは3か所です。通帳の表紙、表紙をめくった見開き1ページ目（銀行名・支店名・口座番号・名義人が記載されている面）、そして出資金の入金が記帳されているページ。この3枚をA4に印刷します。

入金のページでは、該当する行にマーカーを引くか、余白に「出資金」と手書きで注記しておくと分かりやすくなります。同じ日に複数の入出金がある場合は特に、どれが出資金なのかを示しておいたほうが親切です。

次に、払込証明書本体を作ります。記載するのは、払込みがあった金額の総額、払込みがあった株式数（合同会社の場合は出資口数や社員ごとの出資額）、日付、会社の商号と本店、代表社員の氏名。そして会社実印を押します。

最後に、この証明書と通帳コピー3枚を重ねてホチキスで留め、各ページのつなぎ目に会社実印で契印します。契印は、綴じた書類が差し替えられていないことを示すためのものです。ページ数が多いときは、袋とじにして背に契印を押す方法もあります。

書類どうしで、表記をそろえる

合同会社でも、補正の原因は株式会社と同じです。書類間で情報が食い違ったときに指摘されます。特にそろえるべきなのは次の3点です。

ひとつめは、代表社員の住所と氏名。定款、就任承諾書、登記すべき事項、印鑑届書に登場します。住所の表記は「1丁目2番3号」と「1-2-3」を混在させないこと。すべての書類で同じ形にそろえます。

ふたつめは、資本金の額。定款の「出資の価額」、払込証明書、資本金の額の計上に関する証明書、登記申請書、登記すべき事項。5か所に出てくるので、1つでも桁を間違えると全部やり直しになります。

みっつめは、商号の表記。「合同会社」を前に置くか後ろに置くか、英数字を全角にするか半角にするか。すべての書類で完全に一致させます。この3点を提出前に突き合わせるだけで、補正の大半は防げます。

登記が終わったあとの書類は、株式会社と同じ

設立登記が完了したら、そこから先に会社形態による差はほぼありません。印鑑カードを受け取り、登記事項証明書と会社の印鑑証明書を取得し、税務署・都道府県税事務所・市町村・年金事務所へ届け出ます。

提出する書類も、法人設立届出書、青色申告の承認申請書、給与支払事務所等の開設届出書、健康保険・厚生年金保険新規適用届と、株式会社とまったく同じ構成です。「合同会社だから届出が少ない」ということはありません。

唯一の違いは、法人設立届出書に添付する定款の写しが、認証済みのものではなく自作のものになる点くらいです。実務上、この違いが問題になることはありません。

提出のしかたで変わること

書類が揃ったら、あとは提出です。方法は3つあり、それぞれ向き不向きがあります。

窓口に持参する。その場で軽く形式を見てもらえることがあり、明らかな不備ならその日のうちに気づけます。設立日を確実に狙えるのも利点です。ただし平日の日中に法務局まで行く必要があります。

郵送する。移動の手間がありません。ただし法務局に到達した日が申請日＝設立日になるため、日付を指定したい場合には向きません。書留やレターパックなど、追跡できる方法を使ってください。

オンラインで申請する。登記・供託オンライン申請システムを使います。受付が即日になるため設立日を狙えて、移動も不要です。ただし電子署名の環境が必要で、添付書類の一部は別途郵送または持参することになります。電子定款のために署名環境を整えたなら、そのままオンライン申請まで行くのが効率的です。

どの方法でも、連絡先の電話番号を申請書に必ず書いておいてください。補正が必要になったとき、法務局はまずここに電話します。連絡が取れないまま日数が過ぎると、そのぶん登記完了が遅れます。日中に出られる番号を書くのが実務上のコツです。

まとめ