株式会社の必要書類11種類。難しいのは書類ではなく、書類どうしの整合です

株式会社の設立登記に必要な書類は、代理人を立てない場合で11種類です。数だけ聞くと多く感じますが、性質で分けると3つのグループにしかなりません。自分で作るもの、役所でもらうもの、公証役場から受け取るもの。

そして、このうち作成が難しいものは一つもありません。法務局が様式と記載例をすべて公開しているためです。難しいのは書類そのものではなく、書類どうしの整合を取ることのほうです。

11種類を、入手先ごとに色分けして並べる

難しいのは、書類どうしの整合を取ること

11種類のうち、単体で見て難しい書類はありません。法務局の記載例をそのまま写せば作れます。補正になるのは、書類の間で情報が食い違ったときです。

とくに住所の表記が要注意です。印鑑証明書に「1丁目2番3号」と記載されているなら、就任承諾書も「1丁目2番3号」でなければなりません。「1-2-3」と略すと不一致とみなされる場合があります。証明書を横に置いて、一字一句そのまま写すのが確実です。

印鑑証明書は、取るタイミングを間違えない

登記に使う印鑑証明書は、発行から3ヶ月以内である必要があります。定款認証でも使うので、認証と登記の両方で有効な期間内に収まっていなければなりません。

準備の最初に取ってしまうと、定款の検討や資本金の調達で時間がかかった場合に期限が切れます。手数料自体は300円程度ですが、窓口へ行く手間と、そのぶん設立日が後ろにずれることのほうが痛手です。書類が9割そろってから取りに行くのが正解です。

なお、そもそも印鑑登録をしていない場合は、登録から始める必要があります。多くの自治体では即日交付されますが、本人確認の方法によっては後日郵送での照会になることもあり、そうなると1週間ほどかかります。印鑑登録の有無は、会社を作ろうと思った時点で確認しておいてください。

綴じ方と押印の位置

書類は種類ごとにバラバラで出すのではなく、決まった順序で綴じます。一般的な順序は、①登記申請書、②登録免許税納付用台紙、③登記すべき事項（紙の場合）、④定款、⑤発起人の同意書、⑥就任承諾書、⑦印鑑証明書、⑧払込証明書です。印鑑届書はホチキス留めせず、別に添えます。

「11種類」と「12種類」と「29種類」の違い

検索していると、必要書類の数が記事によって違うことに気づきます。11、12、15、29。どれも間違いではなく、数えている範囲が違うだけです。

11種類は、本人が自分で登記申請する場合の添付書類です。この記事で扱っているのがこれにあたります。12種類と書かれている場合は、司法書士などの代理人に依頼することを前提に委任状を加えています。自分でやるなら委任状は不要です。

15種類前後という記事は、現物出資がある場合の調査報告書や財産引継書、あるいは取締役会を設置する場合の書類を含めていることが多いです。一人で作る小さな会社では、いずれも該当しません。

29種類という数え方は、登記のあとに提出する届出まで含めたものです。税務署に5種類前後、都道府県税事務所と市町村に各1種類、年金事務所に3種類前後、それに法人口座の開設で使う書類。登記が終わってからのほうが、書類の枚数としてはむしろ多いということになります。

自分がいまどの段階の話をしているのかを意識して読むと、記事どうしの食い違いに惑わされずに済みます。設立登記の準備をしているなら11種類、資金計画や全体像を組み立てているなら29種類の一覧を見る、という使い分けが実用的です。

書類を作る順番にも、決まりがある

11種類を思いついた順に作ろうとすると、必ず手戻りが起きます。後の書類が、前の書類の内容を引用する構造になっているためです。作成の順序は次のようになります。

まず定款です。商号も本店も資本金も事業目的も、すべてここで確定します。定款が固まらないうちに申請書を書き始めても、書き直しになるだけです。

次に発起人の同意書。定款で「本店は東京都渋谷区に置く」と最小行政区画までしか書いていない場合、番地や部屋番号はこの書面で決めます。ここで確定した所在場所が、登記簿に載ります。

定款の認証を受けたら資本金の払込を行い、払込証明書と資本金の額の計上に関する証明書を作ります。この2つは金額が一致していなければならず、当然ながら定款の資本金額とも一致します。

最後に登記申請書と登記すべき事項、そして印鑑届書。申請書には添付書類の一覧を書く欄があるので、他がすべて完成してから書いたほうが確実です。就任承諾書と印鑑証明書は、この最終段階で用意します。証明書の有効期限を無駄に消費しないためです。

登記が終わったあとに必要になる書類

11種類は登記のためのものです。登記が完了すると、次は届出のための書類が必要になります。ここからは会社の印鑑証明書と登記事項証明書が主役です。

登記完了後、法務局で印鑑カードを受け取り、それを使って会社の印鑑証明書を取得します。登記事項証明書は印鑑カードがなくても取れますが、同じ窓口でまとめて取るのが効率的です。届出先が多いので、登記事項証明書を3通、会社の印鑑証明書を2通ほど取っておくと往復せずに済みます。

まとめ